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Pasos clave para escribir un buen e-mail

El e mail es  en muchas ocasiones el primer contacto con tus clientes, con tu jefe, por lo que debemos de tener una imagen inmejorable a la hora de enviarlo, cada día estamos más acostumbrados a resumir textos, el e mail no es un mensaje de móvil, es un contacto como cuando recibes una carta, te visita un comercial, etc...debemos de mantener esa imagen de marca que la empresa quiere mantener.    




  • Ortografía y gramática: la regla de oro.  Un texto bien escrito y sin errores obvios de ortografía no sólo denotan inteligencia, demuestran que la personas es capaz de hilar ideas de forma coherente. Programas como Speckie corrigen la ortografía en la red o incluso navegadores como Google Chrome  lo traen integrado.
  • Usa una sola fuente: unir frases en Arial con destacados con Helvética e hipervínculos en Times New Roman, dificulta la lectura de un texto hay que hacer la lectura sencilla y fácil. Además, manda la señal de ser una persona inestable y poco organizada. Y jamás uses fuentes  para asuntos personales.
  • No escribas con mayúsculas: escribir con letras capitales es sinónimo de gritar o demandar. Por ejemplo no se entiende lo mismo por “necesito contactarte” a “NECESITO CONTACTARTE”, pues el segundo demuestra rudeza y mala educación.
  • Equivocarse con el destinatario: tómate un segundo para asegurarte que el correo que pasaste unos minutos redactando cuidadosamente está dirigido a la persona adecuada, con la dirección correcta. Imagínate que escribes un correo a tu mejor amigo insultando a tu jefe y por equivocación se lo envías a tu empleador.
  • Asuntos: nunca mandes correos sin un Subject o Asunto. Es educado y nos permite titular el mensaje con lo que queremos (“Informe Junta del Viernes”) o la importancia de nuestro correo (“Urgentes para hoy”). Además, ayuda al sistema de correo electrónico a identificar lo que es correo deseado y el spam.
  • Firmas locas: evita que tu rúbrica en el correo de trabajo tenga personajes de Disney, animaciones .giff, en colores estrambóticos y en Comic Sans, y con frases inspiracionales o en otro idioma. A menos de que sea el lema de tu empresa.
  • Saludos y despedidas: trata de abrir la conversación con un saludo semiformal y educado, nunca con una pregunta directa porque parecería un ataque frontal.  Al momento de cerrar el correo, no lo hagas con un “xoxoxo” o un "besitosssss!!!!!" a menos de que le tengas mucha confianza a la persona. Se ve mal y está mal que un profesional se exprese así.
  • Di no a los emoticones: aunque en el contexto de las redes sociales y los correos informales las caritas hechas con gráficos o textos pueden ser muy simpáticas, deben evitarse a toda costa en un email de trabajo. Dan la imagen de ser infantil y de carecer de capacidad para comunicarse, pues con los emoticones se expresa lo que no se puede decir con palabras.
  • Hablar por hablar: los mails, no sólo los de trabajo, deben ser concisos y prácticos, pues no están hechos para sustituir una conversación en tiempo real.  Usa imperativos como "Necesito ésto" "¿Podrías darme aquéllo?" "Tienes que buscar ese dato en el archivo adjunto".
  • Serenidad y Paciencia: si tras haber enviado un correo no recibes una respuesta, deja pasar 24 horas (dentro de lo posible) para volver a intentarlo. Si reenvías el mismo correo 30 veces sólo lograrás que el destinatario se harte, borre todos tus correos y te bloquee de su cuenta.

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